Benvenuti alla nostra rubrica settimanale Casi(ni) Informatici. Questi articoli trattano principalmente di situazioni reali trovate presso aziende che ci hanno interpellato e sulle soluzioni adottate per prevenirle o risolverle in modo rapido qualora si verificassero nuovamente.
Windows 10 e Office fanno gli aggiornamenti: bene, la posta elettronica è il mio strumento di lavoro, ho decine di migliaia di email di cui non posso fare a meno, è giusto che il mio sistema venga mantenuto in efficienza e sicuro con le ultime KB di Microsoft. Accetto anche che a volte, per spegnersi o riaccendersi, ci metta un po’ più del dovuto, ma è per il bene del nostro sistema operativo.
Aspetto qualche minuto che faccia il riavvio e apro il mio Outlook, pronto a rispondere a decine di messaggi. Cerco un argomento, per recuperare tutti i messaggi relativi ad un progetto e la ricerca parte, ma non trova alcun risultato. Devo aver sbagliato nel digitare l’argomento…. Controllo, ma va tutto bene. Riprovo. Zero risultati.
Controllo e mi dice che l’indicizzazione è incompleta, mancano 164.823 messaggi alla fine e che ci vorrà qualche ora. Pazienza, l’importante è che, alla fine del giro, tutto funzioni.
Le ore passano, ma arrivati ad un certo punto, l’indicizzazione si ferma su un numero di messaggi e non va più avanti. Quali strade intraprendere ora? Il tempo passa, non si può aspettare troppo, ma alcune soluzioni rendono inutilizzabile Outlook!
SOLUZIONE 1
Ma cos’è l’indicizzazione? E’ un sistema del servizio Windows Search che dovrebbe servire a rendere più veloci le ricerche di file e messaggi. Brevemente, viene creato un indice di tutte le parole contenute in file e messaggi, in modo tale da poterli individuare velocemente. In sostanza, potrebbe essersi rovinato proprio quell’indice. Vediamo allora come poterlo ricreare:
- Chiudere Outlook (qualsiasi versione) e aprire il Pannello di controllo.
- A questo punto possiamo eseguire una delle operazioni seguenti:
- Fare clic su Opzioni di indicizzazione.
- Nella casella Cerca digitare Indicizzazione, quindi scegliere Opzioni di indicizzazione.
- Nella finestra di dialogo Percorsi indicizzati, in Modifica percorsi selezionati, selezionare la casella di controllo relativa ad Outlook e quindi fare clic su OK.
- Nella finestra di dialogo Opzioni avanzate, nella scheda Impostazioni indice, fare clic su Ricrea indice.
Tra le varie impostazioni vi è anche la possibilità di cambiare percorso al file di indice, ed a volte è meglio farlo, per sicurezza.
Possiamo tranquillamente continuare a lavorare, nel frattempo lui si preoccuperà di sistemare, in qualche ora, la nostra ricerca. Ma qualcosa continua ad andare storto… Nuovamente l’indicizzazione si ferma ad un certo numero e non va più avanti. Potrebbe essere il file della posta corrotto, brutta cosa… Ma non preoccupatevi, c’è una soluzione anche per questo.
SOLUZIONE 2
Esiste un programma, incluso in Outlook, chiamato Scanpst.exe. Per trovarlo dobbiamo andare in risorse del computer, Programmi (x86) o Programmi e cercare appunto scanpst.exe.
Questo programma chiederà qual’è il file da scansionare. Per capire qual’è il percorso del file PST (il file contenente la posta di Outlook), dobbiamo aprire un attimo Outlook, andare dove si trova la configurazione degli account e sulla destra troviamo la tab chiamata File di dati, dove ci sono i percorsi di tutti i file di posta:
Normalmente si hanno due file di posta: uno con i messaggi recenti, ed uno per l’archivio. La scansione con la correzione degli errori andrebbe fatta su tutti i file. Lanciamo quindi lo scanpst dopo aver chiuso l’Outlook e facciamo click su Cerca e gli diamo il percorso del primo file. La scansione è composta da 8 fasi, dopodiché verrà richiesta la correzione. Quindi, dopo aver aspettato parecchio tempo per la fase di controllo dovremmo fare click su “Correggi”. Microsoft non ci ha ancora dotato di un flag di applicazione della correzione dopo il controllo, per cui, lanciando il controllo la sera, si potrà avviare la correzione la mattina, tenendo presente che potrebbero volerci parecchie ore per entrambe le fasi, e che nel frattempo Outlook non si può usare.
Ma soffriamo un altro po’ e, a correzione del file avvenuta, andiamo a rifare un altra volta l’indice. Altre ore se ne vanno, mentre noi abbiamo sempre più disservizi, ma sarà pure la volta buona che risolviamo! Finalmente abbiamo zero messaggi da indicizzare, siamo a posto! Forse…. Cosa succede? Ancora zero risultati nelle ricerche, perché?!? Abbiamo forse troppi messaggi?
SOLUZIONE 3
Procediamo con la cancellazione di diversi messaggi vecchi, svuotiamo la casella di spam e quella della posta eliminata, ma niente, non va. Addirittura, se vado nella cartella del pc dove si trovano i file della posta, sembra addirittura che lo spazio che occupano sia ancora di più. E allora cosa faccio, sono oramai due giorni che perdo tempo senza risolvere! Ma c’è ancora una speranza, esiste la possibilità di comprimere il file della posta. Ottimo! Andiamo di nuovo nelle proprietà degli account, poi su file di dati e facciamo click su impostazioni.
Qui abbiamo un tasto con scritto Compatta. Questo lo possiamo lanciare la sera, arriverà a conclusione da solo, riducendo parecchio le dimensioni del file di Outlook. Poi facciamo di nuovo l’indice. Altre ore che se ne vanno, ma la speranza è sempre l’ultima a morire… Niente, ancora non funziona niente. Ma come è possibile??
SOLUZIONE 4
Ma ci dobbiamo tenere per forza questa indicizzazione che non funziona? Prima come faceva Microsoft a cercare le email, quando non c’era il servizio Windows Search? Prima funzionava, magari un po’ lento, ma funzionava. Beh, ma se proprio non deve funzionare, meglio lenta piuttosto che niente! Per fare una prova, potremmo disattivare completamente il servizio, poi se funziona, eventualmente possiamo dire a Windows Search di non indicizzare Outlook. Andiamo quindi, con Outlook chiuso, nel pannello di controllo e cerchiamo i servizi. Una volta aperta la maschera dei servizi, andiamo verso gli ultimi, e troviamo Windows Search. Con un doppio click si aprono le proprietà del servizio. Dove dice tipo di avvio, mettiamo Disabilitato e poi facciamo click su Interrompi. Riapriamo Outlook e facciamo una ricerca. Funzionaaaaa e non è neppure così lento! No aspetta, la prima è andata bene, la seconda ricerca non ha restituito messaggi. Ma no, non è vero! Funziona una volta ogni tanto!
SOLUZIONE 5
Perdite di tempo infinite, ogni prova richiede ore o addirittura giorni. Due settimane di giorno e di sera passati a fare ricerche su internet e prove. Poi un giorno a Chioggia, ero deciso a risolvere questo problema. Non potevo tornare a Ravenna senza aver risolto o trovato un workaround. Beh rimedio o soluzione, ce l’abbiamo fatta!
Non solo ce l’abbiamo fatta, ma abbiamo trovato addirittura un sistema di ricerca dei messaggi così veloce che, utilizzatori assidui della posta elettronica, possono arrivare addirittura a risparmiare fino a 30 minuti al giorno!
Non ci credete? Scrivete a direzione@informaticaravenna.it.
Buon informatica a tutti
Ing. Massimiliano Zuffi